Décrocher des contrats de nettoyage de bureaux

Choisir les bons bureaux

Tous les bureaux ne se valent pas pour une petite structure. Les plus accessibles :

• les PME installées sur un ou deux niveaux, dont la surface correspond à ce que vos équipes peuvent couvrir en un passage ;
• les professions libérales en cabinet (experts-comptables, avocats, architectes, agences) ;
• les agences de réseaux (banques, assurances, agences d'intérim, immobilier), où un premier contrat peut ouvrir d'autres agences ;
• les centres d'affaires et espaces de coworking, qui ont des besoins quotidiens.

Les très grands sièges passent souvent par des appels d'offres et des cahiers des charges lourds. Ils ne sont pas inaccessibles, mais ce ne sont pas les plus faciles pour commencer.

Trouver le décideur

Dans une PME, le choix du prestataire de nettoyage revient au dirigeant, à l'office manager, à l'assistante de direction ou au responsable des services généraux. Dans une agence de réseau, la décision est parfois prise au siège régional. Dans un immeuble de bureaux partagé, les parties communes dépendent du propriétaire ou du gestionnaire d'immeuble, tandis que chaque locataire choisit pour ses propres locaux.

Le site de l'entreprise, sa page sur les réseaux professionnels ou un simple appel à l'accueil (« Qui s'occupe de l'entretien de vos locaux ? ») permettent de trouver le bon nom.

Écrire au bon moment

Une entreprise satisfaite de son prestataire ne change pas. Votre chance vient d'un événement :

• un déménagement ou une ouverture de nouveaux locaux ;
• une croissance de l'équipe, qui rend le contrat actuel insuffisant ;
• une insatisfaction : passages oubliés, personnel qui change sans cesse, réclamations sans réponse ;
• l'échéance du contrat en cours, souvent annuelle avec reconduction.

Vous ne connaissez pas ces dates à l'avance. D'où l'intérêt d'un premier message bref, puis de relances espacées : vous serez présent quand l'événement arrivera.

Le premier message

Exemple (noms fictifs) : « Bonjour Madame Roux, je dirige Brillance Services, entreprise de nettoyage à Nantes. Nous entretenons des bureaux de votre taille dans le quartier de l'Île de Nantes, en soirée, sans gêner les équipes. Seriez-vous d'accord pour une visite de quinze minutes afin de vous remettre un devis gratuit, à comparer avec votre prestation actuelle ? »

D'autres modèles sont dans notre guide lettre de présentation d'une entreprise de nettoyage. Pour les règles applicables au mail, voir prospection par mail en B2B.

La visite et le devis

La visite décide souvent du contrat. Venez à l'heure, notez la surface et la nature de chaque pièce (bureaux, salles de réunion, sanitaires, cuisine, accueil), les revêtements de sol, la fréquence souhaitée et les contraintes d'accès (badge, alarme, clés). Demandez ce qui ne va pas aujourd'hui : c'est le cœur de votre proposition.

Le devis reprend un cahier des charges clair : quelles tâches, dans quelles pièces, à quelle fréquence. Ajoutez le prix mensuel, la durée, le préavis et ce qui est inclus (produits, consommables ou non). Pour le calcul, voir le prix du nettoyage de bureaux au m² et combien facturer un contrat de nettoyage. Pour la rédaction du contrat, voir le modèle de contrat d'entretien de locaux.

La reprise du personnel du prestataire sortant

Dans la propreté, la convention collective nationale des entreprises de propreté et services associés (IDCC 3043) prévoit, sous conditions, la reprise de salariés affectés au site par l'entreprise qui remporte le marché. Avant de chiffrer un site déjà entretenu, renseignez-vous sur les salariés concernés : cela change votre organisation et votre coût. Les conditions précises sont dans le texte conventionnel ; faites-vous confirmer leur application à votre cas par votre fédération ou votre conseil.

Réussir les premières semaines

Le client vous juge sur le premier mois. Faites le premier passage vous-même ou avec votre meilleur agent, laissez un compte rendu, appelez au bout d'une semaine pour demander si tout va bien. Une réclamation traitée le jour même rassure plus qu'une prestation sans défaut mais sans contact.

Une fois le client satisfait, demandez-lui s'il connaît un voisin d'immeuble ou un confrère intéressé. Voir notre guide obtenir des recommandations de vos clients, et pour l'ensemble des méthodes : comment trouver des clients pour une entreprise de nettoyage.

En résumé

• Ciblez des bureaux à la taille de vos équipes : PME, cabinets, agences, coworkings.
• Trouvez le décideur : dirigeant, office manager ou services généraux.
• Les contrats se signent lors d'un événement : déménagement, croissance, insatisfaction, échéance.
• Proposez une visite courte, puis un devis avec cahier des charges précis.
• Vérifiez la question de la reprise du personnel avant de chiffrer un site déjà entretenu.
• Soignez le premier mois, puis demandez une recommandation.

Questions fréquentes

Comment trouver des contrats de nettoyage de bureaux ?

Listez les bureaux de votre zone dont la taille correspond à vos équipes, identifiez le décideur, envoyez un message court proposant une visite et un devis gratuit, puis relancez régulièrement pour être présent au moment d'un déménagement, d'une insatisfaction ou d'une échéance de contrat.

Qui choisit le prestataire de nettoyage dans une entreprise ?

Dans une PME, le plus souvent le dirigeant, l'office manager ou le responsable des services généraux. Dans les réseaux d'agences, la décision peut être prise au siège régional.

Que mettre dans un devis de nettoyage de bureaux ?

Un cahier des charges (tâches, pièces, fréquences), le prix mensuel, la durée et le préavis, ce qui est inclus (produits, consommables), les horaires d'intervention et les modalités d'accès.

Dois-je reprendre le personnel de l'ancien prestataire ?

La convention collective des entreprises de propreté prévoit, sous conditions, la reprise de salariés affectés au site. Vérifiez les conditions dans le texte et faites-vous confirmer leur application à votre situation.

Sources

• Annuaire des entreprises (data.gouv.fr)
• Légifrance, Convention collective des entreprises de propreté (IDCC 3043)
• Fédération des entreprises de propreté (Monde de la propreté)
• CNIL, La prospection commerciale par courrier électronique

Informations générales à jour au 8 octobre 2026. Les textes cités peuvent évoluer : vérifiez la version en vigueur. Les noms utilisés dans les exemples sont fictifs.